O que é groupware

Software colaborativo, ou groupware, pode ser definido como um conjunto de aplicações, síncronas e assíncronas, isto é que ocorrem ao mesmo tempo e em tempos diferentes, respectivamente, integradas  em um ambiente para promover o trabalho cooperativo de um grupo de pessoas envolvida em tarefas ou objetivos comuns. Serviços de correio eletrônico, agenda compartilhada, mensagens instantâneas, são  exemplos de softwares que compõem um groupware.

A adoção de um software colaborativo visa melhorar o fluxo de informações, com o aumento da rapidez e precisão que essas informações fluem pelo ambiente, criando interatividade entre os usuários da organização (que podem estar em pontos geográficos distintos) e permitindo que estes possam cooperar entre si.  Para sucesso na implantação de uma solução de groupware é necessário que a utilização seja fácil e os recursos e informações estejam claramente acessíveis, uma vez que para o usuário a interface é o sistema.

Obviamente não se pode preterir uma boa infraestrutura para implantação da solução de groupware, sendo que a aplicação e todos os seus componentes devem sempre estar disponíveis aos usuários.

Existem muitas ferramentas de software que podem ser chamadas de groupware. Elas podem ser agrupadas em 3 categorias com base na parte do trabalho em grupo que a ferramenta apresenta melhor eficiência e apoio. Algumas ferramentas suportam principalmente comunicação, enquanto outros apoiam principalmente a coordenação e outros ainda apoiam a colaboração.

No entanto, é raro encontrar uma ferramenta de groupware que execute isoladamente uma dessas funções. Mas tipicamente, uma ferramenta será projetada para apoiar principalmente um tipo de suporte ao grupo , mas também apoiará outras necessidades do grupo para alguma das outras 2 características. Por exemplo, uma ferramenta de groupware que oferece suporte principalmente à comunicação também fornecerá alguns apoio à coordenação e colaboração.

Benefícios do GroupWare:

Existem muitos benefícios do groupware, desde dar aos grupos uma estrutura focada até ajudar a construir a comunicação entre seus membros. Conheça alguns benefícios:

Fornece estrutura de apoio – um dos grandes problemas que os grupos de projeto têm é que seus objetivos e propósito para o projeto não são explicados no início ou os membros não entendem o propósito. Isso pode levar ao fracasso de um projeto porque o grupo não entende por que estão trabalhando nele. Com os produtos de groupware, os membros podem visualizar objetivos e propósito, bem como ter agendas compartilhadas para que as informações sejam transparentes e os membros possam cumprir suas tarefas.

Mantém os grupos em atividade – o objetivo principal do groupware é permitir que todos os membros do grupo tenham as informações necessárias de que precisam para concluir seu projeto. Um projeto pode facilmente falhar quando alguém não consegue receber as informações de que precisa para terminar sua parte, o que pode atrasar consideravelmente o prazo. Com o groupware, os membros podem ter acesso a essas informações e, na maioria dos casos, fazer alterações, revisar notas dos outros ou deixar notas que podem ajudar no desenvolvimento do projeto.

Promove a criatividade – a colaboração permite que os membros tragam ideias diferentes para a mesa, oriundas de experiências ou experiências anteriores, ajudando a fomentar novas ideias que podem derivar de uma ou de muitas outras ideias. O groupware permite que isso continue, especialmente no aspecto de que alguns membros podem não ser capazes de se encontrar pessoalmente ou ao mesmo tempo.

Promove a comunicação – acima de tudo, o groupware ajuda a facilitar a comunicação entre os membros do grupo. Muitos dos programas de groupware incluem o uso de um cliente de mensagem instantânea, que permite que os membros conversem entre si ou até mesmo criem uma sala de bate-papo para discutir aspectos de um projeto. Também existe a capacidade de fazer anotações ou comentários em uma seção, permitindo que os membros discutam certos pontos antes de chegar a uma conclusão acordada.

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